Paperless-ngx
Dokumentenmanagement
Paperless-ngx ist Ihr digitales Dokumenten-Management: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Personalunterlagen werden gescannt, automatisch erkannt und mit Schlagwörtern versehen. Volltextsuche findet jedes Dokument in Sekunden – auch nach Jahren noch.
Was Ihr Unternehmen davon hat
Schluss mit Aktenordnern und Excel-Listen
Scan-to-Mail-Postfach: Dokument einscannen, Paperless erledigt Erkennung, Verschlagwortung und Ablage. Sie greifen über die Suche zu, nicht über Ordnerstrukturen.
Volltextsuche durch alle Dokumente
Sie suchen "Mustermann GmbH 2023" und bekommen alle Rechnungen, Mahnungen und Korrespondenz dieses Jahres – egal, in welchem Ordner sie liegen.
Aufbewahrungsfristen automatisch im Griff
Steuerunterlagen 10 Jahre, Personalakten 30 Jahre – Paperless markiert, was wann ablaufen darf. Kein Ratespiel beim Aufräumen.
GoBD-konforme Ablage
Unveränderbar gespeichert, mit Audit-Log. Bei einer Betriebsprüfung haben Sie alle Belege geordnet, durchsuchbar und nachweisbar – ohne Stapelweise Akten zu schleppen.
Im Detail
Typischer Einsatz: Ein 30-Personen-Großhandel digitalisiert seine komplette Belegverwaltung. Eingangsrechnungen kommen per E-Mail oder Scanner, werden automatisch dem richtigen Lieferanten zugeordnet, mit Datum, Betrag und Steuerschlüssel verschlagwortet. Buchhaltung sieht alle offenen Rechnungen mit Zahlungsfrist im Blick. Beim nächsten Steuertermin sind alle Belege auf Knopfdruck exportierbar – kein Schuhkartonsuchen mehr. DocuWare oder vergleichbare DMS-Lösungen kosten 50–100 €/User/Monat; Paperless macht 95 % davon, ohne Lizenzgebühren. Wer KI-gestützte Auswertung dazu möchte, ergänzt Papelio.
Weitere Anwendungen
KI durchsucht Ihre Dokumente, fasst zusammen und findet Vertragsklauseln – ohne dass Daten zu OpenAI oder Google gehen.
Rechnungen, Angebote und Mahnungen in Minuten – auf Ihrem Server. Kein Abo pro Nutzer. Keine Buchhaltung – dafür brauchen Sie weiter Ihren Steuerberater oder DATEV.